Thu hồi công nợ là công việc quá đỗi quen thuộc đối với người làm kinh doanh. Có nhiều cách nhắn tin đòi nợ khách hàng nhưng làm thế nào để lấy được khoản tiền nợ mà vẫn không đánh mất khách hàng thì không hề đơn giản. Bài viết dưới đây sẽ mách doanh nghiệp các cách nhắn tin đòi nợ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả và có thể áp dụng trong bất cứ trường hợp nào!
Tại sao nên sử dụng tin nhắn đòi nợ khách hàng?
Như đã nói ở trên, có vô vàn những cách để thu hồi nợ từ khách hàng, điển hình như nhắn tin, gọi điện, gửi email cho khách, hẹn gặp trực tiếp khách hàng đang nợ,…Tuy nhiên, nhắn tin đòi nợ khách hàng vẫn được xem là cách làm tế nhị và khéo léo nhất.
Thay vì gọi điện nói chuyện với nhau, việc nhắn tin giúp khách hàng đang nợ cũng như doanh nghiệp cảm thấy đỡ ngại ngùng hơn. Thêm vào đó, nhắn tin có thể truyền đạt đầy đủ nội dung với câu từ nhẹ nhàng hơn so với việc đòi nợ trực tiếp.
Sử dụng tin nhắn để đòi nợ khách hàng cũng là một cách đòi nợ văn minh, lành mạnh, đảm bảo vẫn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng. Đặc biệt, khi áp dụng kịch bản nhắn tin đòi nợ khách hàng một cách thông minh, khách hàng sẽ dễ bị thuyết phục, từ đó giúp doanh nghiệp thu hồi được nguồn vốn và lợi nhuận, duy trì công việc kinh doanh ổn định.
Sử dụng tin nhắn để đòi nợ khách hàng
Các cách nhắn tin đòi nợ khách hàng dễ thành công
Đòi nợ là một vấn đề tương đối nhạy cảm, nhất là khi khách hàng là người thân quen với mình. Dưới đây là một số cách nhắn tin đòi nợ khách hàng dễ thực hiện mà vẫn đảm bảo mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng:
Nhắc nhở khách hàng về khoản nợ thường xuyên
Có nhiều khách hàng vốn dĩ không muốn nợ lâu, nợ dai dẳng mà chỉ vì họ quên nên mới dẫn tới tình trạng này. Vì thế, việc nhắc nhở thường xuyên để khách hàng nhớ và sắp xếp trả nợ cho doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
Nhắc nhở khách hàng về khoản nợ thường xuyên
Nhắc nhở tế nhị
Nhắc nhở tế nhị cũng là một trong những cách nhắn tin đòi nợ khách hàng đơn giản mà tính ứng dụng cao. Thay vì đề cập trực tiếp đến khoản nợ làm người vay xấu hổ, doanh nghiệp có thể nhắc nhở khéo léo về khoản nợ của họ. Đôi khi chỉ cần một vài từ “chìa khóa” hay một số câu nói cũng đã đủ để khơi gợi ký ức về khoản nợ và nghĩa vụ trả nợ của khách hàng.
Sử dụng lời lẽ nhẹ nhàng, lịch sự nhưng cương quyết
Nhiều nhân viên khi đòi nợ khách hàng, đặc biệt là với những khách hàng “lắm chiêu”, họ thường khó kiểm soát được cảm xúc và có những lời lẽ đe dọa, thậm chí là xúc phạm khách hàng. Tuy nhiên, điều này mang đến hậu quả nghiêm trọng, doanh nghiệp vừa không thể đòi được nợ, vừa làm phật ý khách hàng, làm ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty.
Vì thế, doanh nghiệp nên áp dụng cách nhắn tin đòi nợ khách hàng với lời lẽ nhẹ nhàng, lịch sự, không nên làm quá vấn đề. Bởi khi “chuyện bé xé ra to” thì mối quan hệ hai bên rất dễ bị rạn nứt.
Tìm cách giúp khách hàng vay nợ giải quyết
Trong trường hợp khách hàng đang gặp hoàn cảnh quá khó khăn và không có khả năng trả nợ được ngay thì doanh nghiệp nên tìm cách giải quyết thay họ. Một cách đơn giản và phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công là phương pháp nhắn tin cho phép khách hàng trả góp.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nhận tiền nợ cùng một lúc mà khoản tiền đó sẽ được chia ra và trả nhiều lần. Từ đó người làm kinh doanh sẽ có cơ hội lấy lại được khoản vay lớn hơn, đồng thời giảm bớt áp lực cho người trả nợ.
Tìm một thứ có thể trao đổi giữa hai bên thay cho khoản nợ
Khi nhắn tin đòi nợ khách hàng, nếu khách hàng không có khả năng trả nợ bằng tiền, người làm kinh doanh có thể thương lượng để tìm kiếm thứ gì đó bằng hiện vật có thể trao đổi. Với cách này, bạn có thể nhanh chóng thu hồi được nợ mà không làm ảnh hưởng tới tình cảm hai bên.
Ví dụ như nếu người vay nợ kinh doanh đồ điện tử, trong khi công ty bạn cũng đang cần mua một số đồ điện tử thì có thể chọn đồ điện tử để làm vật trao đổi. Thế nhưng, điều quan trọng là doanh nghiệp nên cân nhắc giữa số tiền cho vay và món hàng định đổi để đảm bảo chúng ngang giá, không gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tìm ra vật ngang giá để trao đổi
Thể hiện với khách hàng là doanh nghiệp đang cần tiền
Một trong những cách nhắn tin đòi nợ khách hàng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua là cho người nợ biết rằng bạn đang rất cần tiền. Không quan trọng là điều này có thật hay không, đây chỉ như là cái cớ để thúc giục khách hàng trả nợ và có trách nhiệm hơn với khoản nợ của họ.
Trong trường hợp doanh nghiệp không cần sử dụng khoản tiền đó bây giờ nhưng lại sợ nó biến mất, hãy giải định một tình huống mang tính nghiêm trọng để chứng minh với đối phương là doanh nghiệp đang rất cần tiền. Nếu khách hàng không có ý định quỵt nợ thì sẽ nhanh chóng thu xếp trả nợ cho bạn.
Từ chối những cuộc vui không thực sự cần thiết
Từ chối những cuộc vui không cần thiết là cách nhắn tin đòi nợ khách hàng được áp dụng nhiều đối với khách hàng là bạn bè/người thân. Điển hình như khi họ rủ bạn đi chơi thì bạn có thể đề cập hiện tại đang gặp vấn đề về tài chính để nhắc khéo đối phương. Nếu họ là người tinh tế sẽ hiểu được bạn đang cần tiền và đã tới lúc họ cần thanh toán tiền nợ cho bạn.
Kịch bản nhắn tin đòi nợ khách hàng chuyên nghiệp
Để áp dụng các cách nhắn tin đòi nợ khách hàng dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên xây dựng trước một kịch bản. Kịch bản nhắn tin đòi nợ khách hàng chuyên nghiệp thường gồm 7 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị trước cho mọi tình huống
Bước đầu tiên đòi hỏi nhân viên phụ trách việc đòi nợ phải dự đoán trước các lý do từ chối trả nợ mà khách hàng có thể đưa ra. Đi kèm với những lý do thì bạn cần đưa ra các lý lẽ và chứng cứ xác thực để bác bỏ các lý do đó.
Một số lý do mà khách hàng thường xuyên để cập để từ chối thanh toán khoản nợ của mình như:
+ Khi khách hàng bảo mình bị mất hóa đơn, không nhớ rõ số tiền phải trả => Nhân viên nhanh chóng báo lại sẽ gửi một hóa đơn mới cho khách hàng và họ sẽ thanh toán được ngay tại thời điểm nhận đơn.
+ Khi khách hàng đưa ra lý do họ đang gặp vấn đề về tài chính => Nhân viên có thể đề xuất giải pháp cho phép trả góp thành nhiều đợt….
Bước 2: Tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng đang nợ
Muốn quá trình nhắn tin đòi nợ khách hàng diễn ra trơn tru nhất, doanh nghiệp nên nắm được đầy đủ thông tin về khách hàng đang nợ. Một số thông tin cơ bản như họ tên, tuổi, giới tính, nơi cư trú, địa chỉ nhà riêng, ngành nghề, công việc hiện tại…
Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét tình hình vay nợ hiện tại của họ như số tiền còn nợ, hóa đơn, lãi phạt, kỳ hại,…Nếu càng thu thập được nhiều dữ liệu về khách nợ thì doanh nghiệp càng nắm được vị thế chủ động và đề cập đến khoản nợ một cách tự nhiên nhất.
Bước 3: Giữ tinh thần bình tĩnh và vững vàng
Với một số lượng khách nợ rất lớn, tất nhiên sẽ có những người doanh nghiệp dễ thuyết phục nhưng cũng có những người không dễ “đối phó”, thậm chí họ có vô vàn thủ thuật để trốn tránh khoản nợ. Vì thế, đừng quên duy trì một tinh thần cứng rắn, bình tĩnh trước mọi đối tượng khách hàng và mọi tình huống.
Một kinh nghiệm dành cho nhân viên khi gặp khách hàng gây khó dễ hay không chịu phối hợp là hãy hít thở thật sâu, tiếp tục lắng nghe, tránh chửi mắng khách hàng, giữ thái độ bình tĩnh và nhắc lại thông tin đòi nợ thêm một lần nữa.
Bước 4: Duy trì giọng điệu dứt khoát, thuyết phục
Nếu nhân viên nhắn tin đòi nợ khách hàng với giọng điệu mềm mỏng, chưa chắc khách hàng đã để tâm đến khoản nợ đấy. Thay vào đó, hãy sử dụng những ngôn từ mạnh mẽ, nhấn mạnh đến khoản nợ mà khách hàng phải hoàn tất thanh toán trong khoảng thời gian cụ thể.
Ngoài ra, thay vì xưng hô Anh/Chị thì nhân viên có thể nhớ và dùng tên riêng khách hàng để xưng hô, từ đó tăng mức độ gần gũi và thu hút sự chú ý và lắng nghe từ khách hàng. Trong trường hợp khách hàng có sử dụng những từ ngữ khiếm nhã hay bạo lực, bạn vẫn cần cố gắng nhẫn nhịn và tìm cách ứng xử khéo léo bởi lý do khách hàng không chịu trả nợ chỉ vì thái độ không đúng mức của nhân viên.
Bước 5: Làm chủ quá trình giao tiếp với khách hàng
Khi tìm cách nhắn tin đòi nợ khách hàng, nhân viên cũng cần có khả năng làm chủ và kiểm soát cuộc trò chuyện. Bạn có thể tham khảo cách kiểm soát quá trình nhắn tin đòi nợ khách hàng như sau:
+ Bắt đầu cuộc hội thoại bằng cách chào hỏi khách nợ lịch sự;
+ Nhân viên thu hồi nợ cần thấu hiểu tâm lý khách nợ, đưa ra vấn đề một cách tinh tế và tế nhị;
+ Lắng nghe lý do khách hàng từ chối việc trả nợ một cách cẩn thận, có thể ghi chép lại thông tin quan trọng nếu cần;
+ Nhanh chóng đưa ra cách ứng xử phù hợp đã chuẩn bị trước đó;
+ Đừng nhắn tin dồn dập quá, hãy tạo ra khoảng trống để cuộc hội thoại thêm thoải mái và bớt căng thẳng;
+ Khách hàng thường không tìm cách đổ lỗi cho doanh nghiệp hoặc lảng tránh vấn đề mà bạn đưa ra để từ chối trả nợ. Điều này đòi hỏi nhân viên phải biết kéo câu chuyện trở lại, dẫn dắt cuộc trò chuyện khéo léo.
Bước 6: Yêu cầu khách hàng phải cam kết trả nợ
Khi tìm cách nhắn tin đòi nợ khách hàng, đừng quên buộc khách hàng phải cam kết trả nợ vào một thời gian cụ thể. Ngoài ra, trước khi kết thúc cuộc gọi, nhân viên cũng cần tóm tắt lại cuộc trò chuyện và đưa ra hậu quả cho việc không trả nợ đúng hạn cho khách hàng.
Bước 7: Áp dụng kịch bản thu hồi nợ một cách linh hoạt
Kịch bản nhắn tin đòi nợ khách hàng chỉ là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong giao tiếp với khách hàng. Tùy theo từng khách hàng và từng tình huống cụ thể, nhân viên thu hồi nợ cần linh hoạt xử lý để đạt được mục tiêu đề ra.
Một số lưu ý khi nhắn tin đòi nợ khách hàng
Nhắn tin đòi nợ khách hàng một cách khéo léo
Đối với khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng tin nhắn để đòi nợ. Còn khi đối phương là doanh nghiệp – khách hàng B2B thì tốt nhất nên đòi nợ qua email. Doanh nghiệp có thể thử cách gửi email nhắc nhở cho khách hàng về khoản nợ sắp đến hạn trả để họ có sự chuẩn bị trước.
Khi đã đến ngày trả nợ mà khách hàng vẫn chưa phản hồi gì thì doanh nghiệp có thể viết mail lần 2 thông báo hạn trả nợ, thậm chí là bạn có thể gửi bản cứng tới công ty khách hàng. Tới lần thứ 3, mail sẽ nói về việc quá hạn trả nợ, kèm theo quy định hợp hợp đồng mà hai bên đã ký trước đó. Nội dung thư gửi khách hàng cần trình bày thành 1 văn bản thông báo, có chứa tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của công ty, đính kèm bảng công nợ, các hóa đơn chứng từ liên quan kèm chữ ký xác thực…Đây là cách được nhiều doanh nghiệp đi đòi nợ khách hàng B2B. Trong trường hợp mà chủ doanh nghiệp không có ý muốn trả nợ, bạn hoàn toàn có quyền gửi đơn kiện lên tòa án, tạo sức ép để đòi nợ hiệu quả.
Đối với khách hàng là người thân, bạn bè, bạn cần đòi nợ một cách nhẹ nhàng, hoặc nếu chưa cần gấp số tiền đó thì hãy cho họ một khoảng thời gian nhất định để thu xếp trả nợ.
Không dồn khách hàng vay nợ đến bước đường cùng
Mặc dù là khách hàng nợ bạn nhưng có thể là họ đang rơi vào tình trạng vỡ nợ và chưa đủ khả năng chi trả. Trên thực tế, việc dồn ép khách hàng đến bước đường cùng không phải là hiếm và đã có những trường hợp vô cùng đáng tiếc xảy ra.
Do đó, khi tìm cách nhắn tin đòi nợ khách hàng, hãy nói chuyện với họ một cách nhẹ nhàng, thân thiện, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi nhất để khách hàng trả nợ, tránh làm ảnh hưởng đến mối quan hệ sẵn có của cả hai.
Không thu giữ tài sản hoặc bắt người trái pháp luật
Nhiều doanh nghiệp muốn thu hồi khoản nợ của mình đã tiến hành tịch thu, chiếm đoạt tài sản của người vay, thậm chí là bắt giữ hay tạm giam họ để ép họ trả nợ. Việc này là đang làm trái quy định của pháp luật, dẫn đến doanh nghiệp có thể bị kiện và đối mặt với án tù.
Không nên khủng bố tin nhắn người vay nợ
Sử dụng phần mềm nhắc nhở tự động khoản nợ của khách hàng
Doanh nghiệp phải xử lý và thu hồi rất nhiều khoản nợ? Doanh nghiệp mất thời gian khi ngày nào cũng phải nhắn tin đòi nợ khách hàng…Để tối ưu quy trình này, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm Fchat để nhắc nhở khách hàng về khoản nợ một cách tự động.
Fchat là một phần mềm chatbot hỗ trợ bán hàng và tạo kịch bản chăm sóc khách hàng 24/24. Doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng của Fchat để quy trình thu hồi nợ của mình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn:
+ Tạo kịch bản chatbot nhắn tin đòi nợ khách hàng;
+ Liên kết với các nền tảng Fanpage, Zalo Page, WordPress, Lazada Shop,…để đồng bộ thông tin khách hàng, liệt kê các khách hàng còn thiếu nợ;
+ Gắn tag khách hàng chưa thanh toán nợ để dễ dàng quản lý hơn;
+ Tự động gửi tin nhắn sms, email để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ khi đến hạn;
+ Tính năng N- Times cho phép cài đặt thời gian gửi tin nhắn đòi nợ định kỳ theo từng ngày, từng tháng, từng năm,…
Tính năng gửi tin nhắn tự động định kỳ của Fchat
Như vậy, trên đây là một số cách nhắn tin đòi nợ khách hàng mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Fchat với những tính năng vượt trội cũng là một công cụ hỗ trợ quản lý và nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ tự động, giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu về phần mềm này, vui lòng truy cập vào trang web Fchat.vn để biết thêm chi tiết.
